Objectifs du Programme : L’OMS vise à diriger et coordonner l’action sanitaire en favorisant la collaboration avec les parties prenantes, mobilisant les partenariats et renforçant les efforts déployés par divers acteurs de la santé pour relever les défis nationaux. Le travail de l’OMS au Sénégal implique une collaboration avec divers acteurs nationaux et internationaux pour améliorer la santé et le bien-être de la population.
Description des Tâches : Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe du chargé des opérations, le titulaire du poste sera responsable des principales tâches suivantes :
- Initier et finaliser les projets de correspondances conformément aux normes de l’OMS et du département.
- Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la réservation des salles, l’envoi d’invitations, et la gestion des demandes de voyage.
- Contribuer à la planification des activités des programmes, prendre des comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions nécessaires.
- Obtenir des documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., et veiller à leur disponibilité pour les Administrateurs de programmes.
- Garantir la conformité des rapports techniques et des documents aux normes de l’OMS avant leur soumission pour approbation.
- Utiliser des outils de suivi pour une gestion efficace des dossiers, respecter les échéances et assurer le traitement rapide des correspondances et des requêtes.
- Utiliser le système GSM/Oracle pour préparer les demandes de voyages officiels, faire des réservations, et traiter d’autres tâches administratives.
- Fournir un appui logistique et gérer les équipements et fournitures.
- Assister à l’organisation administrative des missions et déplacements du personnel.
- Soutenir l’organisation des réunions, ateliers et séminaires de l’équipe.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, notamment un soutien à l’administration et au Bureau du Représentant.
Qualifications :
Éducation :
- Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) complété par une formation en secrétariat, administration, management de projet, finances, ou comptabilité.
- Diplôme de Licence/Bachelor en business administration, finance ou domaines connexes (désirable) délivré par un établissement reconnu.
Expérience :
- Au moins cinq (05) ans d’expérience à un poste d’assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat, assistant financier ou assistant de projet/programme dans une organisation nationale ou internationale connue.
- Expérience dans des postes d’appui administratif à l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.
Aptitudes :
- Maîtrise des outils de gestion de bureau modernes et mise à jour régulière des connaissances.
- Capacité à s’adapter aux nouvelles technologies et aux changements dans les procédures et pratiques.
- Bonne connaissance des règles et règlements de l’OMS, de la structure organisationnelle, du Bureau Pays, du groupe organique, et du système des Nations Unies.
- Excellentes compétences en communication et capacité à expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Date limite de candidature : 21 Mars 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien suivant : careers.who.int.
