PAM recrute 01 Assistant (e) Administratif

Intitulé du poste : Assistant (e) Administratif / Administration Assistant (Exécutive).

• Nombre de positions : 01
• Grade : SSA 5
• Type de contrat : SSA / Special Service Agreement
• Unité/Division : Administration/ Management
• Durée du contrat : 11 mois
• Lieu : Diamniadio, République du Sénégal

Date limite : 11/07/2024

A propos du PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Contexte organisationnel/ Description des tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du Représentant et Directeur Pays, Assistant (e) Administratif / Administration Assistant (Exécutive) effectuera les taches suivantes :

• Rassembler l’information pour l’inclure dans les rapports, les documents et la correspondance, afin d’appuyer le travail efficace des autres employés ;
• Tenue du calendrier des réunions officielles et rendez-vous du Management (Country Director). Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management.
• Préparer les réunions du Senior Staff Meeting (SSM) et circuler les comptes rendus. Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management. Rédaction du courrier pour le compte du Management.
• Vérifier la conformité des documents soumis au visa du Management. Tenir à jour le classement des documents officiels pour le compte du Management.
• Gestion de l’archivage électronique et physique de tous les documents officiels concernant le Management ; définir les principales rubriques qui la composeront pour l’accessibilité ;
• Préparer les documents de voyage du Country Director et du Deputy Country Director pour les missions à l’intérieur comme à l’extérieur du pays (Travel Authorization, OM, visa de sécurité) et préparation des Travel
• Authorization pour les collègues relevant du Country Director.
• Préparation des Travel Authorization pour les staffs allant en TDY ou devant entreprendre une mission à l’extérieur du pays, demande d’émission billets par l’agence de voyages
• Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources ;
• Gérer et tenir des registres et des bases de données, afin de s’assurer que l’information est organisée et facilement accessible au personnel ;
• Rapports de lecture à la preuve, documentation, correspondance, etc., apporter des modifications conformes aux lignes directrices établies, le cas échéant ;
• Liaison et suivi des documents administratifs auprès du Ministère des Affaires Etrangères liés au management
• Contribuer à l’amélioration des procédures et des processus opérationnels ;
• Recueillir et effectuer une analyse de base des données afin de contribuer à la gestion de l’information du bureau ;
• Le titulaire est en mesure de recommander un plan d’action au personnel à divers niveaux et peut affecter des tâches à des collègues plus subalternes
• Fournir des conseils aux collègues subalternes dans l’exercice de leurs fonctions.
• S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

Qualifications/exigences 

Education : Formation universitaire (niveau Licence au minimum) dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des ressources humaines.

Expérience : Expérience de cinq (5) ans ou plus dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général

Autres compétences 

• Compétent dans l’utilisation de matériel de bureau et des logiciels, tels que Microsoft Word.
• Connaissance de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision
• Utiliser tact et courtoisie dans les échanges d’informations avec un large éventail de personnes.
• Bonne connaissance des procédures d’exonération en douane, impôt et autres taxes
• Capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.

Connaissances linguistiques 

• Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral.
• La connaissance de l’anglais est souhaitée, les dialectes nationaux sont un atout.