Description du poste :
L’adjoint exécutif est le collaborateur et collègue des coulisses dont les principales responsabilités sont de soutenir le directeur et le directeur adjoint dans la gestion quotidienne des horaires, de la logistique et des tâches administratives. Ce rôle exige une grande attention aux détails, des compétences en résolution de problèmes et une approche axée sur le service à la clientèle lorsqu’il s’agit de répondre à des demandes provenant de tous les secteurs de l’organisation. La nature dynamique de ce rôle exige un esprit d’équipe qui possède des compétences exemplaires en gestion du temps et la capacité d’identifier et d’anticiper les priorités.
Responsabilités
Ce rôle est d’être les yeux et les oreilles du directeur et du directeur adjoint et requiert des compétences interpersonnelles de haut niveau et la plus grande discrétion lorsqu’il s’agit de traiter des questions de nature hautement confidentielle et sensible.
Les tâches comprennent, mais sans s’y limiter :
Organisation
– Fournir un soutien administratif, organisationnel et logistique au directeur et au directeur adjoint
– Coordination et gestion de la planification des cadres (gestion d’agenda complexe)
– Assurer la coordination, le suivi et la communication des projets et programmes au sein du département Admin
– Tenir les administrateurs informés des questions urgentes et prioritaires en assurant un suivi approprié
– Planifier les réunions départementales ; aider à la préparation et à la distribution des documents et des ordres du jour des réunions
– Gérer les préparatifs de voyage sur mesure pour les administrateurs et les associés
– Coordonner tous les événements liés aux administrateurs, par ex. Cafés du directeur , petits déjeuners du personnel , etc.
Présentations PowerPoint, maintien des feuilles de calcul financières et des documents de l’ordre du jour – Préparer des enquêtes annuelles parents-étudiants et professeurs
Logistique et comptes
– Préparer et suivre les bons de commande annuels à l’étranger
– Surveiller les budgets d’exploitation et d’investissement pour : les directeurs, le directeur de l’innovation et le directeur des activités
– Examiner et vérifier l’exactitude des rapports financiers mensuels pour les rapports du conseil d’administration
– Organiser les déplacements, l’inscription et l’hébergement du directeur et des employés liés aux conférences de travail , développement professionnel et formations IB
– Coordonner le conseil consultatif du directeur, les étudiants et le personnel
– Coordination de l’expédition des nouvelles recrues
Compétences et qualifications
– Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe
– Trois à cinq ans d’expérience en soutien à un cadre supérieur et à une équipe compétences écrites et verbales
– Une expérience en matière de budgétisation et de rapports financiers est un énorme atout
– Excellentes connaissances informatiques, y compris Google Docs, MAC et MS Office Suite
– Compétences exceptionnelles en rédaction, édition et relecture
– Compétences méticuleuses en matière d’organisation et de gestion du temps
Spécification de la personne
– Un souci du détail Démarreur avec une expérience antérieure en soutien aux directeurs exécutifs
– Énergique et désireux de s’attaquer à de nouveaux projets
– Quelqu’un qui fait preuve d’un bon jugement et la capacité de prioriser la charge de travail et les tâches multiples
– Esprit d’équipe ingénieux avec une attitude « peut faire »
Se déplace avec discrétion
Coordonnées du recruteur Les candidats intéressés peuvent postuler en envoyant une copie de leur CV et lettre de motivation mis à jour à recrutement@faculty.isd.sn
La date limite de dépôt des candidatures est le 26 mars 2023
