Sous la Supervision de la Responsable des Finances, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.
Responsabilités
L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :
- Organiser les ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
- Maintenir à jour les fichiers des immobilisations ;
- Assurer le suivi des réparations préventives et ponctuelles des bâtiments ;
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
- Assurer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
- Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination ;
- Superviser les chauffeurs et s’assurer que les véhicules sont bien entretenus par les chauffeurs ;
- S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés ;
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Admission Temporaire, Assurances, visites techniques… ;
- Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
- Assurer la gestion des contrats et le suivi du service des femmes de ménage et des gardiens ;
- Aider à rédiger des correspondances de routine ;
- Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
- Aider à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert ;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
Education et expérience
- Être de nationalité sénégalaise ;
- Avoir une Licence de préférence en administration des affaires ou en Gestion ;
- Minimum de 3 années d’expérience en soutien administratif avec une ONG internationale ;
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches ;
- Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
- Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …) ;
- La maitrise de l’Anglais est souhaitable.
