Les principales tâches et responsabilités :
Veiller au respect par les assistants administratifs des processus et procédures établies
Vérifier la bonne utilisation des outils de travail (bon de sortie, fiche de suivi, fiche de demande de permission, de prêt, excel, word etc.).
Veillez au respect de la confidentialité des documents (exemple : demandes d’explications, bulletin de salaire, lettre avertissement, etc.)
Participer à l’embauche et à l’évaluation des assistants administratifs
Faire la formation initiale et continue des assistants administratifs
Assurer le développement des capacités des assistants administratifs
Participer à l’identification des blocages et trouver des solutions
S’assurer que la collaboration soit fluide et efficace entre les AA et les autres membres de l’équipe
Donner des feedbacks, autant positif que constructif aux supervisé(e) assistants administratifs
Autres
Gestion financière
- Gestion de la caisse du bureau (faire les décaissements et encaissements et suivi dépenses
- Gestion de la caisse des zones suivi budget et mouvements
- Faire les analyses et les réconciliations des budgets et des dépenses dans vos zones respectives
Taches Audit:
- Réconciliation des cartes; utiliser connect pour déterminer les cartes scannées et le comparer au stock remis afin de détecter en temps réel les fraudes.
Profil : Competences, Skills, backgrounds..
Obligatoires:
- Niveau Bac+3 avec minimum 2 ans d’expériences sur le terrain.
- Maîtrise des logiciels de Google (Google spreadsheet, Google form, Word, Excel….)
- Bon niveau professionnel en français ( écrite et parlée) et un bon niveau en anglais ( lire, comprendre et basic speaking)
- Peut bien manager une équipe de terrain avec un bon monitoring , suivi et évaluation des activités des assistants.
Communication :
Maintenir une communication constante et efficace avec: des agents de terrain – des Assistants Administratifs, L’équipe de bureau Thiès, Reporter les problèmes et solutions aux concernés Membre d’équipe de Sama Mbey
Vous êtes membre d’une équipe qui sert les producteurs. Il y aura des périodes dans la saison où tous les membres de l’équipe aident avec le travail hors de leurs rôles précis. – Aide au besoin pour certaines tâches.
Hiérarchisation : Vous êtes sous la supervision
- H+1: Coordonnatrice des AA
- H+2: Responsable Manager Audit
Veuillez envoyer votre CV et la lettre de motivation sur cet email emplois_sn@myagro.org, comme objet: Superviseur des Assistants Administratifs. Date limite de dépôt candidatures est de 23 juin 2023.