En tant qu’assistant administratif, vous serez responsable de l’exécution des fonctions administratives à l’appui de toutes les activités du projet conformément à toutes les politiques et procédures pertinentes de l’USAID et d’Abt Associates. Sous la direction du directeur financier et administratif, vous serez responsable de fournir un large éventail de soutien administratif et logistique au bureau de projet.
Responsabilités essentielles
- Aider à planifier la logistique des réunions/séminaires/formations du projet, fournir le lieu et le matériel, ainsi que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et des collations/repas.
- Effectuer des tâches de bureau générales, y compris, mais sans s’y limiter, la photocopie, la numérisation, la télécopie, le classement et l’envoi par la poste.
- Conserver les versions papier et électronique des archives du projet, y compris les documents contractuels et de sous-traitance, les approbations des clients, les dossiers du personnel, les documents des consultants, les dossiers de voyage, les dossiers d’approvisionnement, les dossiers des livrables du projet, les procès-verbaux des réunions et les rapports de projet.
- Gérer et documenter les correspondances entre les bureaux de projet, le siège social, le client, les autres partenaires et les parties prenantes.
- Superviser la déclaration appropriée du temps de travail et assurer la soumission en temps opportun des feuilles de temps électroniques et papier, ainsi que l’achèvement et la soumission en temps opportun des formulaires d’ajustement de la main-d’œuvre, au besoin.
- Répondre aux appels téléphoniques entrants, prendre des messages complets et précis pour les personnes qui ne sont pas disponibles et s’assurer qu’elles reçoivent les messages.
- Acheter, stocker et distribuer des fournitures de bureau.
- Assurer le règlement en temps opportun des factures de bureau.
- Prendre des dispositions logistiques pour le personnel du projet voyageant à l’extérieur de leur région ou pour les visiteurs internationaux.
- Assister le responsable des achats dans l’exécution des achats, y compris la distribution des sollicitations, la collecte des devis et la demande de factures.
- Gérer/suivre les transactions de petite caisse et les reçus.
- Assister le directeur des finances dans la mise à jour de la liste d’inventaire du projet.
Exigences minimales
Diplôme d’études secondaires + quatre ans d’expérience pertinente, ou diplôme d’associé + deux ans d’expérience pertinente
Ce que nous apprécions
- Baccalauréat en administration, gestion, commerce, sciences sociales ou autre domaine pertinent (souhaitable).
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente en administration de bureau.
- Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de traitement de données et de présentation graphique.
- Capacité à planifier et à exécuter de manière indépendante des tâches complexes tout en traitant les détails de la gestion quotidienne et en restant organisé et concentré sur les délais et la stratégie à long terme hautement souhaitable.
- Capacité d’évaluer les problèmes et de développer des solutions.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle et excellentes capacités d’organisation.
- Préférence pour les candidats qui ont une expérience liée à des projets financés par l’USAID ou une autre expérience de développement international.
- Maîtrise du français et maîtrise de l’anglais.
Ce que nous offrons
Nous favorisons un environnement où vous pouvez prospérer à votre façon. Nos programmes innovants de rémunération totale sont conçus pour vous aider à équilibrer votre travail et votre vie personnelle. L’approche de votre bien-être s’articule autour d’avantages sociaux complets et d’un développement professionnel.
Abt Associates est un employeur d’action positive / d’égalité des chances engagé à favoriser une main-d’œuvre diversifiée. Abt Associates offre des salaires compétitifs sur le marché et des avantages sociaux complets. Les candidats locaux sont fortement encouragés à postuler.
