Dans un contexte multiculturel, l’Administrateur.trice RH est chargé.e de gérer les contrats, avenants de contrat et les mouvements du personnel ALIMA.
Lieu de mission : Dakar, Sénégal.
Liens fonctionnels et hierarchiques
- Lien hiérarchique : Responsable de l’Administration du Personnel ;
- Lien fonctionnel : Référent RH Desk ;
- Il/elle collabore avec les équipes Desk et le Bureau Administratif, ainsi que l’ensemble de l’équipe RH, et celle du Siège en général.
Protection des bénéficiaires et des membres de la communauté
Niveau 1 : Le titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables, ni accès à des données à caractère personnel les concernant dans le cadre de son travail. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs ne sera pas obligatoire pour ce poste, à moins que le contenu du poste ne change, auquel cas le niveau de protection des populations vulnérables devra être revu.
Mission principale
Il/Elle est sous la responsabilité du Chargé de l’Administration du Personnel, est membre à part entière du BAP (Bureau de l’Administration du Personnel), et travaille en étroite collaboration avec ses collègues du même bureau.
Les membres du Bureau de l’Administration du Personnel (BAP) doivent être en capacité de se remplacer mutuellement, et doivent donc se tenir à jour de l’ensemble des procédures en vigueur, et maintenir la connaissance des outils de travail ainsi que des dossiers en cours.
Activités principales
Accueil des employés
- Préparer le départ des nouveaux employés en récupérant les éléments nécessaires à l’établissement du dossier du personnel ;
- Expliquer le contrat de travail et le fonctionnement de l’assurance santé aux nouveaux employés, ainsi que les procédures et politiques en vigueur au niveau administratif chez ALIMA .
Organisation des départs
- Traiter les demandes de mouvements : billets d’avion, procédures visas, hébergement et taxi ;
- Préparer les documents à distribuer aux personnes en mouvement ;
- Préparer et faire valider les engagements de dépenses liés aux frais financiers engendrés par les départs des nouveaux employés.
Gestion administrative
- Constituer le dossier du personnel, dès qu’un recrutement est officiellement notifié, en centralisant une liste de documents préétablie ;
- Communiquer les informations nécessaires à la création du contrat et pour l’inscription pour l’assurance ;
- Elaborer les contrats de travail et avenants à soumettre pour signature ;
- Informer les Coordinateurs Finances/RH sur le terrain de l’arrivée des nouvelles recrues ;
- Avec les Coordinateurs Finances/RH, maintenir le suivi des congés payés et break des expatriés, et communiquer les informations aux Assistants Administratifs et RH pour la bonne tenue de la paie.
Reporting et suivi de son activité
- Maintenir à jour l’ensemble des outils de travail ;
- Appuyer le Référent RH Desk dans l’élaboration des fiches navettes ;
- Assurer le suivi des visas et des billets d’avion ;
- Mettre à jour le tableau de suivi des mouvements du personnel siège et expatrié ;
- Organiser les briefings et débriefings du personnel expatrié de passage au siège ;
- Assurer l’accueil physique des personnes en briefing et débriefing. Accompagner et orienter le nouvel arrivant, et lui faire découvrir le bureau de Dakar et les personnes y travaillant ;
- Participer à la mise à jour de la base de données ODOO (recueil et archivage des bilans, CV, fiches salaires, etc.).
Compétences et expériences
Profil et expérience souhaitée
- Diplôme Bac+2-3 en Gestion, Administration, Finances, RH ou formation jugée équivalente
- Minimum 2 années d’expérience sur un poste similaire ou jugé équivalent
- Une précédente expérience dans une ONG, ou dans un environnement de travail international est un atout
- Expérience en agence de voyage et/ou en service client serait un plus
Compétences techniques
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
- Connaissance du droit du travail français et sénégalais est un atout
- Compétences comportementales
- Grande capacité d’organisation
- Grande capacité à traiter un gros volume d’information
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
- Faire preuve de flexibilité
- Faire preuve de proactivité
- Très bon sens relationnel
Langues :
La maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé) indispensable
Conditions
- Durée du contrat : Contrat à durée indéterminée de droit sénégalais
- Prise de poste : Dès que possible
- Salaire : Grille de salaire siège Dakar – Niveau 4A
Autres avantages
- 2,75 jours de congés payés par mois
- Couverture santé complémentaire, prise en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit
- Participation aux frais de scolarité pour les enfants de 2 à 18 ans selon la politique extracontractuelle en vigueur d’ALIMA
Documents à envoyer
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre Lettre de Motivation en ligne au plus tard le 25 juin 2023.
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.
ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : hr.alima.ngo.
